K&P Erfahrungsaustausch zum Thema Fremdfirmenmanagement

Workshop für Experten und Praktiker

Kirschstein & Partner – Kompetenz für Angewandte Psychologie veranstaltete vom 3. bis zum 4. Juni 2014 in Hamburg einen Erfahrungsaustausch zum Thema „Fremdfirmenmanagement“. Der Workshop markierte den diesjährigen Beginn der Veranstaltungsreihe „Der Gipfel der Sicherheitskultur“, die bereits seit 2013 läuft. Ziel dieser Veranstaltungsreihe von K&P ist es, Fach- und Führungskräfte der Arbeitssicherheit aus unterschiedlichen Branchen zu aktuellen Themen einzuladen, um den gegenseitigen Austausch zu fördern und gemeinsam Lösungen für Sicherheitsrelevante Herausforderungen zu erarbeiten. Dabei steht stets die praktische Umsetzbarkeit und Relevanz der Maßnahmen im Vordergrund.

Herausforderungen im Fremdfirmenmanagement

Das Thema Fremdfirmenmanagement ist in der Sicherheitsarbeit zurzeit stark in der Diskussion. Denn gerade im hektischen Betriebsalltag kommt es zum Beispiel bei Großprojekten und der Einbindung von verschiedenen Fremdfirmen schnell zu Vernachlässigungen der Sicherheitsregeln, die trotz erhöhter Sicherheitssysteme zu schweren Unfällen führen können. Einige Unternehmen machen auch die Erfahrung, dass die Unfallzahlen bei den eigenen Mitarbeitern durch die vorhandene Sicherheitskultur deutlich gesunken sind, während die Unfälle bei den Fremdfirmen-Mitarbeitern auf dem Betriebsgelände steigen. Die Senkung der Unfallzahlen auf null, ist daher ein wichtiges Unternehmensziel von allen Unternehmen, die regelmäßig mit Fremdfirmen kooperieren.

Zwei zentrale Fragestellungen beschäftigten die zwölf Teilnehmer des Workshops, die sowohl aus Vertretern von Auftraggeber-Firmen bestanden, als auch Partnerfirmen repräsentierten:

  • Wie kann ich Mitarbeiter von Fremdfirmen effektiv in mein Sicherheitssystem integrieren?
  • Wie kann ich als Dienstleister sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die Sicherheitsanforderungen meines Kunden zuverlässig erfüllen?
  • Gleich zu Beginn des Workshops, der von Elke Werner-Keppner von Kirschstein & Partner moderiert wurde, hatten die Teilnehmer in der Vorstellungsrunde Gelegenheit, ihre konkreten Erwartungen an die Veranstaltung zu formulieren. So wünschten sich einige Teilnehmer zum Beispiel Tipps zur Durchsetzung der Sicherheitsregeln bei Partnerfirmen oder Anregungen zur effizienten Integration von neuen Fremdfirmen. Manche Teilnehmer interessierten sich darüber hinaus für die Etablierung eines Unfall-Reporting- und Konsequenzen-Managementsystems, bzw. wirkungsvolle Maßnahmen zur Kontrolle der Regeleinhaltung bei Partnerfirmen.

    Veränderungen in der Sicherheitskultur

    Bei der Darstellung der individuellen Problemstellungen der anwesenden Unternehmen wurde offensichtlich, dass es auch branchenübergreifende Gemeinsamkeiten im Fremdfirmenmanagement gibt: Meist sind zwei oder drei Abteilungen an der Rekrutierung von Fremdfirmen beteiligt: Einkauf, Fachabteilung und die Arbeitssicherheitsverantwortlichen. Die Vernetzung dieser Bereiche wird als durchaus sinnvoll gesehen, aber in der Kommunikation kann es zu Abstimmungsproblemen kommen. Daher wurde als eine wichtige Forderung im Fremdfirmenmanagement „Transparenz“ genannt. Häufig werden Fremdfirmen nicht zentral beauftragt, sondern von einzelnen Mitarbeitern, die wiederum andere Kriterien bei der Auswahl ansetzen als zum Beispiel die Sicherheitsabteilung. In diesem Zusammenhang stellt sich die wichtige Frage, welchen Stellenwert das Thema „Arbeitssicherheit“ generell bei den Auftraggebern und folglich auch bei den beauftragten Partnerfirmen hat.

    „In den vergangenen Jahren hat sich die Sicherheitskultur in Unternehmen stark verändert“, betont Günther Kirschstein. „Die Auftraggeber geben ihre Vorgaben bzgl. Sicherheitsarbeit an die Dienstleister weiter, aber oftmals wissen die Subunternehmen nicht, wie sie diese konkret erfüllen sollen. Auch wenn viele Auftragnehmer zertifiziert sind, ist letztlich entscheidend, dass die Arbeitssicherheit bei beiden Unternehmen eine strategische Bedeutung hat und als Führungsaufgabe wahrgenommen wird.“

    Erwartungen aus verschiedenen Perspektiven formulieren

    Eine wesentliche Aufgabe für die Teilnehmer des zweitägigen Workshops bestand darin, ihre Erwartungen an Fremdfirmen (in der Rolle als Auftraggeber) und an Kunden (als Dienstleister) in Gruppenarbeiten zu definieren. Dabei ging es auch um Anforderungen an Partnerfirmen bei Arbeitsunfällen. Ziel des Perspektivenwechsels war es, wichtige Kriterien für eine gemeinsame Sicherheitsarbeit herauszufinden. Begriffe, die dabei immer wieder auftauchten: Transparenz, Vertrauen, Ehrlichkeit, faire Vertragsgestaltung und klare Regeln, wie zum Beispiel Dokumentation von Mitarbeiter-Unterweisungen, Risikobewertungen und Arbeitssicherheitsplanung. Auch die Themen Kontrolle und Konsequenzen-Management wurden im Austausch ausführlich behandelt. Fazit: Regeln müssen klar kommuniziert werden und nachvollziehbar sein.

    Wie stellt man die Kommunikation mit den Fremdfirmen-Mitarbeitern sicher?

    Hierzu wurden einige Beispiele aus der Praxis vorgestellt, so zum Beispiel Unterweisungen der beauftragten Firmen, die in speziellen Systemen des Auftraggebers dokumentiert werden. Elke Werner-Keppner zeigte in der Diskussion zu den möglichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung anhand von Beispielen, dass gerade eine positive Motivation, wie zum Beispiel eine Belohnung der Mitarbeiter bei Einhaltung der Regeln, zur Verbesserung der Arbeitssicherheit sinnvoll ist.

    Impulsvorträge und Fallbeispiele

    Die unterschiedlichen Aspekte im Fremdfirmenmanagement waren auch Thema des Impulsvortrags von Dr. Volker Koch, Leiter Zentralbereich HSEQ bei Bilfinger SE. Der Referent stellte seine früheren Erfahrungen der Auftraggeber-Seite wie auch die Herausforderungen in seiner heutigen Funktion bei einem multinationalen Dienstleistungskonzern vor. Dabei wurde deutlich, dass die Erwartungen der Auftraggeber und Auftragnehmer sehr unterschiedlich sind und für eine erfolgreiche und sichere Projektarbeit in Einklang gebracht werden müssen. Hierzu ist es laut Volker Koch erforderlich, zunächst einmal alle Anforderungen, wie zum Beispiel geforderte Qualifikation, Training, umgebungsbedingte Gefahren, Freigabesysteme und weitere Regeln der Auftraggeber in der Ausschreibung zu spezifizieren. Darüber hinaus gilt es, ein gemeinsames Verständnis der beiden Vertragspartner bzgl. Bearbeitungszeit und Personal zu sichern.

    Weitere Faktoren, die für die Sicherheitsarbeit relevant sind und daher von Auftraggebern und Auftragnehmern berücksichtigt werden sollten: Transparenz über die Kostenkalkulation, Qualitätssicherung und Kontrolle durch den Auftraggeber sowie eine klare Kommunikation von Regeln zu Konsequenzen.

    Dr. Derk-Jan Haverkamp, Senior Advisor Corporate Safety and Security, TenneT TSO GmbH, berichtete in seinem Impulsvortrag über die spezifischen Gegebenheiten des niederländischen Übertragungsnetzbetreibers und dessen komplexe Anforderungen an die Sicherheitsarbeit mit Fremdfirmen. Aufgrund der unterschiedlichen Voraussetzungen in den Niederlanden und Deutschland sei es notwendig, einheitliche Prozesse und Transparenz im Contract Management zu etablieren. Ein wichtiges Unternehmensziel ist dabei die Schaffung von „safety awareness“ (Sicherheitsbewusstsein) im gesamten Unternehmen.

    Dieses Ziel wird derzeit auf Basis eines Safety-Awareness-Programms gemeinsam mit Kirschstein & Partner umgesetzt. In dem von Kirschstein & Partner entwickelten Konzept spielt neben einer klaren und konsequenten Führungsverantwortung das Training zu verhaltensorientierter Kommunikation, wie zum Beispiel Sicherheitsbegehungen und regelmäßige Sicherheitsgespräche mit den Mitarbeitern, eine zentrale Rolle für den Erfolg.

    Am Nachmittag des zweiten Tages hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, in Gruppenarbeiten drei verschiedene Fallbeispiele zu den Themen „Gemeinsames Lernen aus Unfällen“, „Einflussnahme und Kontrolle“ sowie „Sicheres Verhalten auf der Baustelle“ zu bearbeiten. Die einzelnen Gruppen stellten ihre Ergebnisse in Form von Rollenspielen vor, die anschließend von den restlichen Teilnehmern unter bestimmten Fragestellungen bewertet wurden. Für die Bearbeitung dieser Aufgabe war die Art der Kommunikation in den Rollenspielen ein wesentliches Kriterium. Hier ging es vor allem darum zu zeigen, dass nur ein faires Miteinander zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu einer konstruktiven Lösung von Sicherheitsproblemen führt.

    Positives Feedback

    Die durchweg positiven Rückmeldungen der Teilnehmer in der Schlussrunde verdeutlichten, dass der Workshop eine gelungene Veranstaltung war. Alle Teilnehmer lobten neben der Organisation und Lokation die angenehme und konstruktive Atmosphäre an den beiden Tagen. Auch wenn nicht alle Aspekte der Sicherheitsarbeit in dieser Zeit im Detail erarbeitet werden konnten, so zeigten sich doch alle sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Besonders gewürdigt wurden von vielen der praktische Bezug des Workshops, wie zum Beispiel die Beschreibung eines realen Unfalls mit einem Fremdfirmen-Mitarbeiter und den Konsequenzen bzw. Risiken für die Auftraggeber-Firma.

    Auch die zahlreichen Möglichkeiten zum gegenseitigen Austausch wurden von allen als sehr nützlich gewertet. So konnten einige Teilnehmer, in deren Unternehmen das Fremdfirmenmanagement noch im Aufbau ist, von den Erfahrungen anderer profitieren, die bereits ein professionelles System etabliert haben. Der unterschiedlich hohe Stellenwert der Arbeitssicherheit in den vertretenen Unternehmen wurde dabei deutlich. Manche Teilnehmer fanden es auch hilfreich für ihre eigene Arbeit, die Perspektive von Partnerfirmen besser kennen zu lernen.

    Fazit: Sicherheitskultur mit Fremdfirmen erreicht man nur mit Kommunikation. Kommunikation ist im Fremdfirmenmanagement der Schlüssel zum Erfolg, denn sie ist ein zentrales Instrument, um mit den sogenannten „Fremdfirmen“ vertrauensvolle Partnerschaften aufzubauen. Dies ist die optimale Basis für eine erfolgreiche Sicherarbeit!